Factura electrónica, ¿Que es?

La factura electrónica es un equivalente de la factura en papel, con el mismo valor legal y aportando nuevas condiciones de seguridad. La consideración de la factura electrónica como documento original válido conlleva 3 condicionantes clave:

·         Formato de la factura: Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad: EDIFACT, FACTURAE, XML, PDF, X12...

·         Transmisión electrónica: Es necesario que se realice una transmisión telemática. Debe partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.

·         Integridad y autenticidad: El documento debe permanecer inalterable garantizando su integridad y autenticidad.

Características principales:

·         Eficiencia:

La generación, envío y recepción es inmediata y automática. Se reducen los plazos de emisión y entrega, se evitan los errores por registro manual, y se simplifica la consulta y recuperación del archivo de facturas...

·         Reducción de costes:

Emisor y receptor ven reducidos sus costes por la emisión, envío y archivo de las facturas. Diversos estudios han demostrado que este ahorro puede llegar hasta el 90% respecto a los procesos de facturación tradicionales.

·         Menores tiempos de entrega y cobro de facturas:

La eficiencia de los procesos de emisión y recepción, la inmediatez de éstos, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, contribuye a reducir los plazos de cobro de éstas.

·         Mayor seguridad:

El envío de facturas se realiza empleando redes privadas o servicios específicos como AS2, FTPS, W. Services, etc. Además, con los sistemas firma digital se garantiza la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.

·         Automatización e integración de los procesos de recepción de facturas:

Es posible automatizar los procesos de validación y casación a partir de los datos contenidos en el documento. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y por tanto su contabilización, dejándolas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.