Factura electrónica, por: Zakaria y Mario

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es
un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

1 FACTURAR A OTRA EMPRESA

¿Qué necesito para expedir facturas electrónicas?

Hay tres formas de expedir facturas electrónicas:

§  Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticas. Este programa puede estar instalado en mi ordenador o acceder a él a través de Internet.

§  Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).

§  Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente “auto facturación”).

¿Puedo obligar a mi cliente a aceptar una factura electrónica?

No, el destinatario debe dar su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de cualquier factura.

El medio de expedición de la factura , sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación :

Legibilidad

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Autenticidad del origen de la factura

Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Integridad del contenido de la factura

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.

2 RECIBIR FACTURAS ELECTRÓNICAS

¿Pueden obligarme a recibir facturas electrónicas?

Para recibir la factura electrónica tienes que su consentimiento pero no te pueden obligar.

¿El consentimiento para recibir facturas electrónicas tiene que ser expreso?

El consentimiento del receptor de la factura depende del tipo de receptor:

§  En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta.

§  Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso (artículo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre). No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas electrónicas puede ser una de ellas.

¿Qué necesito para recibir facturas electrónicas?

Los requisitos por recibir la factura electrónica

En primer lugar se necesita una conexión a Internet. También suele ser necesario un buzón de correo-e.

Hay tres formas de recibir facturas electrónicas:

§  Mediante un programa informático que “lea” facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticas. Este programa puede estar instalado en mi ordenador o acceder a él a través de Internet.

§  Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (véase también la conservación por un tercero).

§  Que la factura electrónica la expida yo mismo (es lo que también se denomina informalmente “autofacturación”).

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas que reciba?

Los empresarios y profesionales que realizan la entrega del bien o la prestación del servicio, tienen la obligación de conservar las facturas electrónicas recibidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las copias de las facturas electrónicas deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y de modo que se garanticen:

§  Legibilidad.

§  Autenticidad del origen de la factura.

§  Integridad del contenido de la factura.